Månedsbrev fra DG mai 2021

Månedsbrev fra DG mai 2021

Publisert av Svein Andrésen den 29.04.21. Oppdatert 25.06.21.

Hei igjen.
Distriktsmøtet er gjennomført digitalt! Og det gikk bra, i hvert fall fra der jeg satt. Jeg vil si litt om noen av sakene senere i dette månedsbrevet. Det er også noen andre saker jeg vil innom

Våronna er også unnagjort. Det gikk også bra! At temperatur og vær tyder på at vinteren er kommet tilbake får vi bare ta med oss.

Vi kan også registrere at hastigheten i vaksineringen mot COVID-19 er økende og at vi kanskje kan gå høsten i møte vaksinert alle som en er et godt tegn. Alt blir bra til slutt. Og vi kan ta opp igjen både møter og aktiviteter og bruke kreativiteten som er vist under pandemien til stadig å utvikle oss. Dette blir bra.

Nå er det viktig at vi begynner å bygge opp igjen klubbaktivitetene, at alle dere blir med videre og at vi også klarer å få med oss flere inn i den flotte organisasjonen vår.

LCIF Day - Vaffeldagen

Alle klubber har denne uka fått mer informasjon om Lions vaffeldag som i utgangspunktet er lagt til 12.juni. Jeg håper at dere leser informasjonen, og at dere blir med 12.juni eller en annen dag som passer bedre i forhold til klubbens planer og/eller pandemien og smittesituasjonen. Formålet med vaffeldagen er: Øke klubbmedlemmers fokus på vår internasjonale tilhørighet. Øke publikums kunnskap om vårt internasjonale engasjement. Ved øremerking av midler, styrke LCIF’s økonomi.
I informasjonen som er utsendt kan dere også lese mer om hva midlene som er gitt til Lions clubs internationale foundation (LCIF) har vært brukt til gjennom årene. Oppsummert kan vi si at vi evner å bidra på kort varsel, over hele kloden, når katastrofen rammer.
Jeg hadde satt pris på om dere gir en tilbakemelding om dere vil delta i denne aktiviteten.
Den er ny og det er derfor viktig med tilbakemelding og eventuelle innspill vi kan ta med for å utvikle dette videre.

Distriktsmøtet

70 delegater, noen observatører og distriktsrådet, til sammen opp mot 100 mennesker, satte seg ved PCen litt før klokka ni lørdagen den 17.april. Og det som er imponerende er at de fleste hadde tid og anledning til å være med hele dagen.

Protokollen vil i nærmeste framtid bli sendt ut til klubbene. Et par saker vil jeg nevne her. Medlemskontigenten til distriktet vil være uendret på 115 kroner pr medlem, Kontingenten kan holdes lav fordi vi har brukt mindre penger en planlagt i fjor og inneværende år pga pandemien. I tillegg kommer distriktsmøteavgiften som også videreføres og utgjør 30 kr pr medlem og år.

Vi skal velge distriktsprosjekt på distriktsmøtet neste år. Det ble bestemt at det skal betales kr 150 kr pr medlem og år til dette prosjektet. Det ble videre avgjort at distriktsprosjektet skal være et utenlandsprosjekt og at det primært skal være en del av Lions Norge sitt nye internasjonale prosjekt. Prosessen med å utforme prosjektet er så smått i gang og dere vil bli involvert på samme måte som fram til denne beslutningen. Det betyr at dere skal få anledning til å mene noe om det vi jobber med, i flere omganger.

Tulipanaksjon og innbetaling til tulipanfondet

Jeg har sett flere innlegg i ulike medier, både de trykte og de digitale om klubber som gjennomfører tulipanaksjon. Igjen er det vist stor kreativitet i å gjennomføre denne årvisse aktiviteten. Du verden for en organisasjon vi er. Jeg har også stor forståelse for at mange klubber ikke fant det mulig å delta i år. Men jeg gjentar oppfordringene til alle klubber om å være med å bidra inn i tulipanfondet. Det er så viktig for det forebyggende barne - og ungdomsarbeidet og gjennomføring av kurs i Mitt Valg.

Riksmøtet siste helga i mai.

I siste månedsbrev skrev jeg at sakene til riksmøte var lagt ut. Jeg lagde en oppskrift som viste hvordan dere finner sakene på GNIST. I skrivende stund er ikke linken til påmelding klar. Men følg med. Jeg oppfordrer dere til å melde dere på det digitale møtet. Det har aldri vært enklere og billigere å delta på møtet. Og du lærer også en del om Lions og bredden i aktiviteten vår ved å delta.

Rapportering i My Lion

Fælt til mas tenker dere sikkert. Rapportering har jo vært en gjenganger. Jeg kan ikke understreke mange nok ganger hvor viktig det er at vi rapporterer og på den måten synliggjør hvilken kraft og styrke vi som organisasjon har. Det er ikke få dugnadstimer vi til sammen legger ned i løpet av et år. Vi bevilger også en enorm sum penger til gode formål fra det lokale til det internasjonale. Og det er dette det er så viktig å få fram. Og så synliggjør vi hvilken bredde vi har i aktiviteten, det kan være til inspirasjon for andre.

Noen av sonene våre er utrolig flinke til å rapportere og har hatt stort fokus både på opplæring og rapportering. Sone 5 som er Valdres har 100 % oppslutning, mens sone 6 som omfatter kommunene fra Gjøvik og til og med Hadeland og sone 8 Gudbrandsdalen er veldig nær 100 %. Utrolig godt jobbet både fra klubber og soneledere. Og så ser vi at andre soner også er i godt driv. Vi hadde planlagt mye opplæring i My Lion dette Lionsåret, det har av forståelige grunner ikke blitt noe av. Når vi får til det har jeg tro på at det er kort vei til at hele distriktet har 100 % rapportering.
Kari Smestad som er ansvarlig for aktiviteter, GST; har lagd en oppskrift og en forklaring til rapportutfylling som dere kan studere mens vi venter på smittefrie dager og fysisk opplæring.

Med vennlig hilsen

Litt nærmere om rapportering

Det som BØR rapporteres er hvilke inntektsbringende serviceaktiviteter klubben har hatt: Strøsand, Kornband, Juletrær, Kalendere og Loddsalg. Antall timeverk, hvor mye som er ”tjent” og hvor mange som har hatt glede/nytte av aktiviteten. Hak av i ruta (Ytterligere beregninger)

Det er også viktig å notere hvor mye som er bevilget. Om dere velger å slå sammen summer, kan dere i feltet ” beskrivelse” notere til hvilke formål som inngår i summen.

Noen lurer på valg av kategori: Det er 4 valg: 1) Møte, 2) serviceaktivitet, 2) donation/ bevilgning og 4) fundraising/innsamling. Uansett hvilket du velger, kan du be om ”ytterligere beregninger” .

Eksempel:

MØTE.
(Det kan være lagt inn på forhånd: planlagt aktivitet, da det ofte er en fast dag i måneden.) Her legges inn dato, antall deltagere og timer. (Norsk språk; klokkeslett vanskelig. Ikke så nøye) Har møtet hatt et foredrag eller tema kan det noteres i feltet ”beskrivelse”. Gjøres det et vedtak om bevilgning på møtet, kan det bes om ”ytterligere beregninger” og føre denne i samme rapport.

SERVICEAKTIVITET
Tilstelninger og arrangement for andre. Her kommer linjer for antall deltagere og antall frivillige og timer som er brukt og hvor mange som ”er betjent/ har nytt godt av”. Dersom det er loddsalg, kaffe/kakesalg under tilstelningen, ber du om ”ytterligere beregninger” og skriver Inntekt Ved noen slike arrangement doneres penger. Da kan donasjonen også føres i samme rapport.

DONASJON/ BEVILGNING.
Dersom kasserer betaler ut uavhengig av møter, velges denne variant. Da knyttes bevilgningen ikke til noe bestemt klubbmøte eller styremøte

FUNDRAISING/ innsamling.
Mange steder i verden gjøres innsamling via nett eller ved sponsorer. Da trengs det bare å føre selve summen. En kan skrive hvilket formål det er samlet inn til, f.eks. Lions Røde Fjær om det er en bøsseinnsamling. Vi praktiserer ofte salg/ utlodning for å samle inn penger.

”Ytterligere beregninger” gir mulighet for å notere hvor mange mennesker aktiviteten har komme til glede eller nytte. Kornnek, kalendere, bøker, gevinster, tulipaner, poteter gjødsel har en samfunnseffekt i tillegg, dvs hvor mange mennesker varen eller gevinsten er kommet til gode. Her må det antas et tall. Det samme gjelder ved donasjoner. Det er umulig å vite nøyaktig tall.

Ring eller skriv om du lurer på noe. Jeg bidrar gjerne til å få deres klubb også med!

Jeg har mulighet til å legge inn på klubbens vegne, hvis dere kvier dere for utfyllingen. Vi kan gjerne ta det over telefon, eller dere kan sende tall pr mail. Jeg har mail kari.smestad@gmail.com og telefon 920 24615

Hilsen Kari SS GST 104B

Oppskrift på rapportering

 

Har du ikke registrert deg før, klikk ”REGISTRERE”. Her må du bruke medlemsnummeret ditt for å bekrefte at du ER Lionsmedlem. Følg deretter instruksjonene for å lage et passord som du senere skal bruke ved innlogging.  Etter noen minutter (eller lengre tid noen ganger…) får du tilsendt en kode som brukes ved første gangs innlogging.

Dersom du vet at du har registrert deg før, bruker du alternativet ”Logg inn”.

Du logger inn med e-postadressen.  Har du glemt passord,  be om  nytt. (Ikke velg Registrere da!)

Passordet skal ha minst 6 tegn. Det kreves minst  én stor og minst én liten bokstav og minst ett tall.

Lykkes du ikke med registrering eller innlogging, ikke nøl med å ta kontakt! Tlf: 92024615

Dersom du lykkes vil dette være neste bilde:

Aktiviteter SKAL rapporteres i MyLion. President, sekretær, klubbadministrator og klubbens GST har tilgang til å rapportere.  MD ITC Asbjørn eller superadmin Hroar kan gi et styremedlem rollen som klubbadministrator om denne rollen ikke finns for deres klubb.

For å gi et klubbmedlem rollen som GST, må klubbadministrator  gå inn i MyLCI.  Klikk på MyLCI og velg rollen KLUBBNAVN klubbadministrator.  I øverste venstre rute med tittel  Mine oppgaver velges: Gå inn i neste års offiserer.

Som rolle nr 8 finner du tittelen ”Klubbtjenesteleder”.  Stillingen er  ”ledig” og du kan ”legge til ”offiser”. (Du får opp en liste over alle klubbmedlemmene. Det kan være klubbens aktivitetsleder, men også kassereren eller en annen som vil gjøre aktivitetsrapporteringen.

For dette Lionsår må fortsatt sekretær eller president gjøre rapporteringen:                                                         

 Klikk ikonet  MyLion. Hvis du tidligere har lagt inn møter og aktiviteter fram i tid, vil det vises et bildegalleri over disse. Klikk da den nå utførte aktiviteten for å rapportere:  Antall frivillige, totalt timetall, bevilgninger/ tjente midler/ mottatte midler.  Lag en beskrivelse.

Er ikke aktiviteter  planlagt  på forhånd, velg da : Rapporter past/ ”rapporter tidligere aktiviet ” og deretter Rapporter +. Oppskrift herfra har dere fått tidligere. Be om ny tilsending eller ring for hjelp!

Viser til nylig mottatt info fra LCI:

Som dere ser er funksjonen ”Klubbens serviceordførande” blitt en ny funksjon. Det er imidlertid bare klubbadministrator som kan legge til denne.